1. قبل الدخول للسفارة:-


2. بعد الدخول للسفارة:-

أعزائي الأعضاء.. السلام عليكم،
منذ زمن لم أكتب لإنشغالي.. وأود بإختصار أن تشاركوني بهذا الخطاب الذي رفعه أحد معارفي عندما كتب مشاهداته في السفارة الألمانية, وذلك قبل ذهابة الى ألمانيا لعلاج أبنه المريض...شفاه الله وابناء المسلمين..
سعادة القنصل الألماني في السفارة الألمانية...المحترم ،يوم جميل أن بدأته بالكتابة لكم،
في البداية، أهنئكم على اهتمامكم بزواركم من مراجعي سفارتكم الموقرة من خلال تواجدكم وإشرافكم المباشر.
سعادة القنصل، أعلم حرص سفارتكم الموقرة ممثلة في شخص السفير وشخصكم المحترم في تقبل الاقتراحات والتطوير.
اسمح لي ياسعادة القنصل أن ارفع لكم مشاهداتي والتي للأسف أساءتني كثيرا وتفاجئت بها نظرا لمكانة دولة ألمانيا والسفارة الممثلة لها. إن السفارة التي تكون ممثلة لدولة بحجم دولة ألمانيا فإن من المتوقع أن تكون على قدر عالي من التنظيم وسرعة إنجاز العمل!
حيث أنه من خلال مراجعتي للحصول على تأشيرة علاج لفت انتباهي بعض الملاحظات والمشاهدات والتي أختصرها بالنقاط التالية لما فيه الصالح العام:-

قبل الدخول للسفارة:-

· عدم وجود من يقوم بتدقيق ومراجعة أوراق كل مراجع للتأكد أنها استكملت الشروط المطلوبة من أجل الحصول على التأشيرة وإخبار المراجع بما يلزم. وهذا بالطبع سوف يخفف العبء على موظفي السفارة بالداخل وتوفير الوقت للمراجع بدلا من الإنتظار. لذا أقترح وضع موظف استعلامات واستقبال ويكون على دراية وخبرة وتعامل راقي لكي يجيب على تساؤلات المراجعين قبل دخولهم.
· تفاجئت بعدم وجود النظام والتنظيم في ترتيب المراجعين أمام باب السفارة بالرغم من شدة الحر. ولا يخفى على سعادتكم أن جزء من المراجعين قد أتوا لغرض العلاج إلى ألمانيا - لمكانتها المرموقة والمتقدمة طبيا - والتي تتطلب لهؤلا الفئة من المراجعين معاملة خاصة من حيث مساعدتهم وتسهيل إجراءاتهم مما يعني أنهم يحتاجون لتسهيلات أكثر بوقت انتظار أقل وأماكن انتظار أفضل، فأقترح إيجاد مكان مناسب ومجهز بالخارج ليتم جلوس وانتظار المراجعين فيه قبل الدخول.
· المسئول عن حراسة السفارة لم يحسن التعامل بصورة تعكس مكانة السفارة وتمثيلها لدولتها رغم عدم وجود سبب لذلك التعامل والذي ربما يعود لعدم وجود التنظيم وترتيب المراجعين.

بعد الدخول للسفارة:-

· كان هناك طابور الانتظار الطويل أمامي لكي أنتظر الساعات الطوال!!! وما ذلك إلا بسبب النافذة الوحيدة التي يراجع من خلالها مراجعي السفارة. مما يزيد موظفكم إنهاكا وعدم القدرة على التركيز بالإضافة إلى تعطيل المراجعين بالانتظار الطويل, وما أن يحين موعد المراجع حتى ترد إليه أوراقه بسب معلومة مطلوبة أو ورقة ناقصة.. ثم يبدأ مشوار المعاناة من جديد مع إطلالة يوم جديد بالوقوف أمام باب السفارة إيذانا بالدخول!
لذا أقترح توسيع صالة الانتظار وإيجاد أماكن للجلوس أكثر راحة ووضع أرقام وفتح أكثر من نافذة، إن هذا الإجراء سوف يكون له وقع نفسي وايجابي للتنفيس عن المراجعين وذلك بإنهاء أجراءتهم بأسرع وقت ممكن.
· التركيز على الاستفادة من وسائل التقنية وتفعيلها بصورة أكبر مما يتيح خدمة المراجعين بصورة أسهل وذلك على سبيل المثال:-
1. إيجاد رقم مجاني يجيب على التساؤلات التي ترد باستمرار وذلك من خلال الهاتف الآلي.
2. تفعيل الخدمات المقدمة عن طريق السفارة وربطها بموقع السفارة عن طريق المراسلات بالبريد الاليكتروني.
3. إيجاد طريقه لمتابعة إجراءات التأشيرة عن طريق موقع السفارة, وتكون كالتالي:-
i. بيتم إدخال رقم المراجعة ويظهر للمراجع الوضع الحالي للتأشيرة.
ii. حال انتهاء وصدور التأشيرة يتم إرسال رسالة إلى رقم جوال المراجع تفيده بالتقدم لاستلام جوازه.
iii. هذه الإجراءات سوف تربط مراجعيكم بموقع السفارة وتمكنهم من مشاهدة معلومات تفيدهم قبل السفر.
· إن توزيع استبيان يطلب تعبئته مع استلام كل جواز سوف يعكس انطباع كل مراجع مما يسهم في تطوير وعمل السفارة على وجه أفضل.
· وضع صندوق للاقتراحات والشكاوى...
أشكر لكم ياسعادة القنصل تفضلكم باستقطاع شي من وقتكم الثمين لقراءة هذه السطور والتي أعطتني دلالة واضحة على حرصكم فيما يفيد المراجع ويسعى على راحته. – أحد مراجعيكم لتأشيرة العلاج.