يتعين علىالمبتعث أو الطالب بوجه عام وهو يستعد للسفر أن يجمع في حقيبة سفره المستندات والأوراق والخصوصيات التي يراها ضرورية لأن تكون في حوزته مثل:
- شهاداته الدراسية له ولمرافقيه منذ المراحل الاولى للدراسة وحتى الانهاء
- قرار إبتعاثه أو الموافقة على إيفاده للدراسة للخارج.
- خطاب القبول من الجامعة ونموذج I-20 المستخرج منها بمايفيد السماح له بالحصول على تأشيرة
الخروج للسفر للدراسة بها.
- الخطة الدراسية (إن وجدت).
- شهادات الميلاد له ولمرافقيه.
- شهادات التطعيم له ولمرافقيه.
- أى أوراق أو مستندات أخرى يرى ضرورة الإحتفاظ بها معه أثناء إقامته.
- صورة من حفيظة النفوس أو عقد النكاح اذا كان متزوجاً.
ويراعى في هذه المستندات أو الوثائق، أن تكون مترجمة ومعتمدة من الجهة الصادرة منها، وأن يتم التصديق عليها من قبل وزارة الخارجية بإعتبارها الجهة التي تمثل مؤسسات وهيئات وشركات ووزارات المملكة في الخارج.
